Guida al controllo di gestione per le PMI
72
informazioni. I rapporti di controllo direzionale sono destinati ai responsabili e la loro
principale finalità è di verificare il raggiungimento degli obiettivi e quindi dovrebbero:
incentrarsi su specifiche variabili chiave, utilizzando anche opportuni indicatori di
performance non economico/finanziari;
riportare i dati per eccezioni e cioè evidenziare quelli anomali, in negativo ma
anche in positivo per evitare la sindrome del “cronista”.
Le informazioni da inviare devono avere un grado di dettaglio idoneo a far comprendere
la situazione delle variabili da governare (cogliere i problemi), creando la possibilità
di prendere decisioni e mettere in atto azioni correttive (intervenire praticamente).
Le informazioni inoltre devono essere in grado di far valutare i risultati delle attività
(
controllare gli effetti) e devono essere tarate sul livello gerarchico (reale potere
decisionale) con il giusto grado di dettaglio e di aggregazione.
E’ interessante evidenziare che più aumenta il livello gerarchico, più aumenta il grado
di aggregazione delle informazioni e diminuisce il grado di dettaglio necessario.
E’ evidente che in una contabilità direzionale basata su centri di responsabilità, le
relative informazioni di controllo devono essere basate e costruite attorno a questi
centri, così da avere una chiara responsabilità dei risultati ottenuti, riconducibili al
capo-centro o al team in questione.
Il confronto dei dati consuntivi può essere effettuato con tre tipi di dati: quelli
programmati, quelli storici e quelli esterni. Quelli programmati derivano
sostanzialmente dai valori di budget, quelli storici riguardano periodi passati
(
comune è l’utilizzo come riferimento dell’anno “n-1” o di analogo periodo infra-
annuale). Sull’utilizzo dei dati passati per la valutazione delle performance, due
sono gli svantaggi: in primo luogo le condizioni di mercato e aziendali possono
essere mutate nel corso del tempo e il confronto potrebbe non avere significato;
in secondo luogo valutando le performance dei manager sui dati passati, non si
è a conoscenza se quel dato è da intendersi come l’ottimo conseguibile o possa
essere un valore sub-ottimale. Tuttavia, per avere indicazioni di trend, è prassi
consolidata, nei rapporti informativi, presentare i dati dell’anno “n” e il confronto con
i dati dell’anno “n-1”.
Il confronto con dati esterni presuppone di conoscere i risultati conseguiti da altri
centri simili paragonabili a quello in analisi o da altre imprese, considerate eccellenti
in particolari aree gestionali: tale attività prende il nome di benchmarking.